Тайм-менеджмент для руководителя проектов
Содержание
Нехватка времени — распространенная причина, по которой срываются дедлайны, а работа выполняется некачественно. Возможно, дело действительно в слишком сжатых сроках. Но чаще всего проблема кроется в неумении планировать рабочие дела. В этой статье расскажем, как руководителю проектов эффективно распоряжаться самым ценным ресурсом — временем.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — набор методик, которые помогают эффективно управлять временем. По-другому это можно назвать самоорганизацией. У вас есть задача и срок ее выполнения, а вот насколько разумно вы распределитесь временным ресурсом, зависит от способности самоорганизовываться. Даже обладая необходимыми знаниями в своей сфере, можно, например, растягивать период подготовки или прокрастинировать, из-за чего постоянно срывать дедлайны.
Но если рядовому сотруднику достаточно лишь грамотно выстроить свой рабочий день, то руководителю проектов одной самоорганизации будет недостаточно. Его задача — организовать работу всей команды так, чтобы эффективность была максимальной.
Тайм-менеджмент для руководителя проектов включает:
- умение управлять своим временем;
- умение управлять командой;
- умение управлять внутренними процессами.
Преимущества эффективного тайм-менеджмента
Основная задача тайм-менеджмента — повысить продуктивность и эффективность работы руководителя и команды, а также держать график проекта под контролем. Все это необходимо, чтобы достигать поставленных целей, затрачивая меньше времени.
Благодаря тайм-менеджменту вы:
- Повысите производительность и эффективность работы руководителя. Когда расставлены приоритеты, а на каждую задачу отведено необходимое количество времени, вы не спешите, выполняете работу хорошо, по завершении успеваете все перепроверить. Так ошибок станет меньше, а сроки будут соблюдены.
- Снизите стресс и уровень перегрузки. Структурирование рабочего процесса и продумывание шагов, которые вам под силу и которые находятся в вашей зоне ответственности, помогут справиться с прокрастинацией. Это также позволит контролировать свою нагрузку, работать в комфортном темпе и все успевать. Более того, достижение целей в срок поднимает самооценку и улучшает настроение, что не может не отразиться на самочувствии.
- Получите возможность более качественно взаимодействовать с подчиненными, коллегами и клиентами. Четкий график научит подчиненных не отвлекать, когда вы сосредоточены на задаче. При этом у всех будет время для эффективного решения текущих вопросов.
- Найдете баланс между работой и личной жизнью. Правильное планирование рабочего дня научит вас вовремя уходить из офиса, не забирая на дом незавершенные проекты. Вы сможете полностью переключаться на домашние дела, качественно отдыхать, заниматься хобби, проводить время с близкими.
Общие правила планирования
Два основных принципа тайм-менеджмента — это приоритизация и структуризация. Вам нужно определить, какие задачи сейчас важны, когда их нужно сделать, а также каким способом отслеживать их выполнение.
Планирование и корректно поставленные цели
Прежде чем приступать к решению задачи, необходимо определить, сколько времени и какие ресурсы потребуются на достижение цели. И вообще, получится ли ее осуществить. Например, нельзя похудеть за один день на 5 кг — эта цель априори некорректна, потому что противоречит законам природы. А вот за месяц прийти к такому результату реально. Достижимая цель поставлена, и теперь нужно составить план действий, которые к ней приведут: записаться на прием к диетологу, купить абонемент в спортзал, просыпаться на 30 минут раньше и ходить на пробежку, считать калории и т. д. Точно так же нельзя требовать от сотрудников за неделю реализовать проект, на который необходимо выделить минимум месяц.
Постановка приоритетов: определение ключевых задач и целей
При большом количестве задач в голове начинается хаос, потому что не знаешь, за что хвататься. Вот эта задача вроде займет немного времени, но вот эту клиент требует сделать срочно, а та вообще ждет своего часа еще с прошлого месяца. В итоге человек не делает вообще ничего. Либо делает везде по чуть-чуть с соответствующим уровнем качества. Чтобы навести порядок в голове и в делах, необходимо расставить задачи по их приоритетности. В первую очередь выполнять то, что важно и срочно. В последнюю — то, что не важно и не срочно.
Делегирование: как передача ответственности помогает эффективно управлять временем
Не нужно пытаться справиться со всеми делами самостоятельно — это приведет лишь к выгоранию и проблемам со здоровьем, не говоря уже о низком качестве выполненной работы. Оставьте себе как руководителю проектов стратегически важные задачи, а более мелкие и незначительные поручите сотрудникам.
Техники управления встречами и рабочим временем
Рабочие встречи зачастую отнимают слишком много времени. Чтобы сделать их минимально короткими и при этом эффективными, определите, а нужно ли вообще устраивать собрание или можно решить вопрос в чате. Если встреча необходима, составьте ее план и список вопросов, которые нужно осветить. Назначьте модератора, который будет управлять ходом собрания и следить за временем. В конце зафиксируйте договоренности, к которым удалось прийти, и обозначьте результат встречи.
Комфорт на рабочем месте
Порядок в голове начинается с порядка на рабочем столе. Чтобы освободить пространство, уберите все лишнее, что не относится к текущей задаче и может отвлекать. Вещи, которыми вы пользуетесь постоянно, должны лежать на расстоянии вытянутой руки, чтобы за ними не приходилось вставать. Организуйте рабочее место так, чтобы оно было для вас комфортным. Для кого-то приятную и успокаивающую обстановку создают ароматические свечи, а для кого-то — маленький кактус или мини-аквариум.
Минимизация отвлекающих внешних факторов
Определите, какие внешние факторы отвлекают вас от работы, и постарайтесь их устранить. Кто-то не может сосредоточиться, когда играет музыка или включен телевизор. Кто-то, наоборот, работает только под музыку. Если уведомления на телефоне заставляют отвлекаться, выключите их. Если коллеги предлагают обсудить постороннюю тему, объясните, что сейчас вы заняты. Если скрипящий стул действует на нервы, почините его или купите новый.
Умение говорить «нет»
Когда время под проект уже распланировано, может возникнуть форс-мажор. Например, от клиента поступает новое требование, которое ему кажется очень важным и очень срочным. В таких ситуациях важно научиться говорить «нет», если эти новые требования помешают выполнению текущей задачи.
Методы планирования времени
Есть много методов управления временем. Выбирайте те, что больше подходят вашей сфере деятельности и характеру.
Съешьте лягушку утром
Эту методику придумал известный бизнес-тренер Брайан Трейси. Суть в том, что в первую очередь нужно выполнить самую сложную или самую неприятную задачу. Обычно такие дела мы оставляем напоследок и все оставшееся время «предвкушаем», как будем с ними справляться. Трейси же, напротив, призывает с них начинать. Во-первых, с утра вы полны сил. Во-вторых, не будете мучить себя мыслями о предстоящей неприятной задаче весь день. В-третьих, эмоции от выполненного дела поднимут настроение, и остаток дня пройдет продуктивнее.
Ешьте слона по кусочкам
Если вам предстоит решить большую задачу, к которой сложно даже подступиться, разделите ее на небольшие задачки. Так вам будет психологически проще начать. Например, кажется, что написать книгу невероятно трудно. Масштаб цели просто пугает. Но если каждую неделю писать по одной главе, то все будет готово через полгода. И окажется, что задача была не такая уж и трудная.
Метод помидора
Автор этой популярной методики — инноватор в области методов совершенствования процессов Франческо Чирилло. Здесь суть в том, чтобы определенное время сосредоточенно работать, а затем отдыхать. Временные промежутки можно определять самостоятельно, адаптируя под свою сферу деятельности. У Чирилло один «помидор» составляет 30 минут: 25 минут — для работы и 5 — для отдыха. После четырех полных циклов можно сделать полноценный перерыв на 30 минут.
Одна задача в промежуток времени
Исследования Стэнфордского университета показали, что многозадачность плохо сказывается на концентрации внимания и качестве работы. Когда вы составляете план на следующую неделю, параллельно проверяете выполненные задания сотрудников и делаете все это, сидя на совещании, ваша эффективность снижается. Возьмите себе за правило: доводить одно дело до конца, а затем браться за следующее.
Но здесь есть исключение. Совмещение умственной и физической деятельности, наоборот, оказывается гораздо продуктивнее. Если вам нужно придумать решение проблемы, не сидите за рабочим столом — отправляйтесь на пробежку или просто прогуляйтесь в магазин. Решение само придет в процессе движения.
Подготовка с вечера
Психолог Ник Уигнал рекомендует вечером составлять список дел на завтра. Так вы будете заранее знать, какая загрузка вас ожидает, и сможете равномерно распределить ее в течение рабочего дня. Этот подход поможет сэкономить утреннее время, когда вы наиболее активны и можете сделать что-то действительно полезное. Готовить с вечера также можно одежду, перекус и личные дела.
Хотя бы N минут
Эта методика будет полезна всем, кто страдает прокрастинацией или долго откладывает какую-то задачу на потом. Договоритесь с собой, что уделите всего 5–10–15–20 минут делу, а потом займетесь чем-нибудь приятным. Когда человек начинает действовать, страх, который не позволял начать, отпускает. Вы настолько погружаетесь в работу, что спустя 5–10–15–20 минут продолжаете работать. Меняется психологическое состояние: вас не принуждают что-то делать, вы сами делаете этот выбор.
Цифровые инструменты тайм-менеджмента
Современные технологии помогают управлять временем и быть более организованным. Особенно такие помощники нужны в начале пути, когда только идет выработка навыка. Цифровые инструменты позволяют составлять планы, анализировать затраченное на работу время, структуризировать задачи и многое другое.
К цифровым инструментам тайм-менеджмента относятся:
- календари;
- таскеры;
- заметки;
- мобильные приложения.
Google календарь
В сервисе можно создавать события, назначать встречи и ставить задачи. Достаточно выбрать дату и указать временной интервал. Также есть возможность указать дополнительную информацию: место встречи, гостей, краткое описание события. Удобно, что календарь синхронизуется с другими приложениями и почтой Gmail.
Pomodoro
Если вы практикуете метод помидора, то вам пригодится мобильное приложение Pomodoro. Здесь вы можете задавать свои временные интервалы и отслеживать выполненные циклы. Это гораздо удобнее, чем использовать таймер на телефоне.
Spider Project
Программа позволяет управлять проектами. Здесь можно создавать планы, распределять ресурсы по задачам, отслеживать их прогресс и ход выполнения, а также анализировать объем работы.
Projecto
Сервис представляет собой виртуальную доску, предназначенную для планирования задач и управления проектами. Подойдет для работы небольших команд и личного планирования. Здесь можно создавать карточки с задачами, добавлять участников, устанавливать сроки.
Foсus Plant
Мобильное приложение поможет сосредоточиться тем, у кого есть зависимость от телефона. Перед началом работы нужно выбрать дерево и установить таймер. Пока вы трудитесь, дерево растет. Но если вы возьмете телефон до того, как прозвенит таймер, дерево погибнет. За рабочий день можно не только выполнить все задания по проекту, но и вырастить небольшой лес.
Сочетание различных подходов способно повысить эффективность работы, при этом снизив риск выгорания и уровень стресса. Можно успеть все, если знать как. Попробуйте применить методики из этой статьи, и вы увидите, как изменится ваша продуктивность.
