Управление удаленной командой
Содержание
Перед руководителем любой команды стоят следующие задачи:
- обеспечить сотрудников всем, что нужно для выполнения их обязанностей;
- поставить ясные достижимые цели с измеримыми результатами;
- убедиться, что всем, в том числе новичкам, понятны внутренние процессы компании;
- контролировать выполнение рабочих задач;
- наладить коммуникацию — с подчиненными и внутри коллектива;
- следить за мотивацией работников и вовремя реагировать на ее снижение.
При дистанционной работе эти задачи приходится решать непривычными методами. О том, как выстроить взаимодействие с удаленными сотрудниками, читайте в статье.
Идеальный работник на удаленке: какой он?
Не каждый человек может хорошо работать вне офиса. Ниже качества и навыки, которые важны для удаленного сотрудника.
Умеет организовать себя
Когда все работают из офиса, сразу видно, кто во сколько пришел и чем занимался в течение рабочего дня. Правда, это не гарантирует продуктивность каждого, но контроля больше. При удаленной работе иначе, ведь не видно, чем занят человек по ту сторону монитора. Но это и неважно, если он справляется со своими задачами, не нарушает сроки, вовремя отвечает на вопросы — то есть достаточно самоорганизован.
Человек с высокими навыками самоорганизации не опоздает на собеседование, не задержит без предупреждения тестовое задание, будет иметь в арсенале инструменты планирования своего времени, в том числе цифровые.
Умеет расставить приоритеты
Среди рабочих задач всегда есть более и менее важные. Умение отличить одни от других помогает правильно распределить свои силы и качественно выполнить приоритетные дела — именно они наиболее важны для результата.
Определить, что человек умеет расставлять приоритеты, помогут такие вопросы:
- Как проходит ваш типичный рабочий день?
- Какими методами приоритизации задач вы пользуетесь — матрицей Эйзенхауэра, методом Айви Ли, принципом Парето?
- Составляете ли вы списки дел? Как отделяете важное от срочного?
Умеет общаться
Для этого недостаточно владеть грамотной письменной и устной речью — важно чувствовать настрой собеседника, активно реагировать на его реплики, поддерживать разговор в доброжелательном тоне. Онлайн это делать сложнее, особенно в переписке, когда не видны мимика и жесты и не слышны интонации.
С кандидатом с продвинутыми коммуникативными навыками комфортно общаться уже на стадии отбора: он внимательно слушает вопросы, дает емкие ответы по делу, легко формулирует свою мысль, не позволяет себе обесценивающих высказываний и резкого тона.
Способен самостоятельно учиться
На удаленке часто приходится искать информацию самостоятельно: в интернете, корпоративной базе знаний, у специалистов. Не бояться признать, что чего-то не знаешь, правильно сформулировать вопросы и найти кому их задать — вот чего ждут от удаленного работника.
Самостоятельность проявляется уже на этапе тестового: можно дать неполные вводные и посмотреть, как кандидат будет восполнять нехватку информации.
Знает границы своей компетентности и умеет работать в команде
Иногда кажется, что если не можешь справиться с задачей сам, то это признак слабости или некомпетентности. На деле лучше вовремя обратиться за помощью к команде. Именно в синергии рождается результат, которым можно гордиться.
Оценить навыки командной работы проще всего по прошлому опыту: попросите кандидата рассказать, какие задачи он решал сообща с коллегами, о его роли и роли других.
Владеет цифровыми инструментами
Удаленка невозможна без сервисов видео-конференц-связи, мессенджеров, таскеров, почтовых клиентов и профильных инструментов специалиста.
Об опыте работы с цифровыми инструментами обычно пишут в резюме, а если нет, об этом стоит спросить.
Рассчитывает свои силы
Можно взять на себя слишком много и не справиться, или справиться — и быстро выгореть, потерять мотивацию работать дальше. По результатам опроса Всероссийского центра изучения общественного мнения, в 2022 году 35% респондентов отмечали, что перерабатывают. Не надо так: лучше соблюдать work & life balance и вовремя давать знать, что перегружен.
Тревожным звонком должно стать, если соискатель с гордостью рассказывает о своих прошлых переработках.
Как помочь сотрудникам на удаленке адаптироваться?
Действия компании по адаптации нового сотрудника называются онбордингом. Онбординг на удаленке может проходить в четыре этапа:
Организовать рабочее место
Вот что точно понадобится (в скобках — примеры):
- Система управления удаленной командой (Битрикс24, Мегаплан и др.). Здесь ведется основная работа с проектами: видны задачи, их статус, ответственные, сроки. Лучше, если такой сервис будет один — не придется тратить время на обучение сотрудников разным интерфейсам, да и контролировать рабочие процессы проще, если они собраны в одном месте.
- Планнер ежедневных задач (YouGile, Google Таблицы, TickTick и др.). Можно пользоваться и календарем в смартфоне, и почтовым клиентом, и даже заметками, если не нужен общий доступ к списку задач.
- Мессенджер (Skype, Телеграм и др.). Лучше разделять личные переписки и рабочие. Можно завести отдельный мессенджер для корпоративного взаимодействия или — если функционал приложения позволяет, как в Телеграме, — создать папку с рабочими чатами.
- Сервис видео-конференц-связи (Google Meet, SberJazz, Zoom и др.). Запись встречи, виртуальный фон, чат — эти возможности, как правило, есть по умолчанию. Удобно, если предусмотрена функция транскрибации: с ней легко перевести беседу в текстовый формат и подготовить письмо по ее итогам.
- Решение для ведения и хранения документов (корпоративный сервер, Битрикс24 и др.). Если кто-то из сотрудников заболел, ушел в отпуск или уволился, его смогут легко заменить коллеги — у них для этого будет вся информация.
- Почтовый клиент (Microsoft Outlook и др.). Здесь удобно вести внешнюю коммуникацию — с партнёрами, клиентами, потенциальными подрядчиками.
Представить коллективу
Сотруднику в офисе обычно в первый день проводят экскурсию, показывают, где находится кухня, переговорные, принтер, уборная, лично знакомят с коллегами, рассказывают об обязанностях каждого. Это помогает быстрее и без стресса адаптироваться к новому месту.
Знакомство необходимо и на удаленке, только на смену личному общению приходит дистанционное, с использованием мессенджера, почты, сервиса видео-конференц-связи. Иногда новичка представляет руководитель, иногда новый сотрудник первым приветствует коллектив.
Цели такого знакомства:
- проинформировать о выходе нового человека и его функциях;
- дать команде возможность поддержать новичка в непростой момент;
- познакомить нового сотрудника с коллегами — их роль в компании он сможет узнать из самопрезентаций или подписей к письмам.
Наладить связь с куратором
Куратор — это служба одного окна для новых удаленных сотрудников, которые еще не запомнили, кто за что отвечает в компании, какие у них самих задачи и как их выполнять. Лучше, если куратором будет не руководитель отдела, а опытный коллега или тимлид: чем меньше дистанция между должностями, тем проще новичку обратиться с вопросом, даже наивным, к наставнику.
Вот как выглядит психологический портрет идеального куратора:
- умеет и любит общаться с использованием средств связи — так новый сотрудник не будет чувствовать, будто навязывает общение;
- обладает развитым эмоциональным интеллектом — даже на расстоянии умеет распознавать чужие эмоции, настроение, мотивы и желания, не дает чувствам влиять на свое поведение;
- демонстрирует лидерские качества — уверенность, способность вдохновлять, доброжелательность, креативный подход к решению нестандартных проблем;
- ответственный — отвечает и за свой результат, и за результат подопечного;
- хорошо работает в команде — умеет делегировать задачи, не стремится взять все на себя.
Познакомить с внутренними процессами
Все повторяющиеся действия, особенно те, что часто вызывают вопросы и сильно влияют на результат, стоит регламентировать, то есть систематизировать и описать в отдельном документе. Иначе при растущем штате куратору придётся объяснять одно и то же снова и снова.
Регламент нужен и для того, чтобы стандартизировать подход к решению задач: опытные сотрудники могут решить, что установленный порядок — не оптимальный, и вносить в него изменения на ходу. Возможно, они правы — регулярно собирайте обратную связь, чтобы узнать, как улучшить работу.
Регламент должен быть простым и наглядным — с иллюстрациями, четкой структурой, удобной навигацией. Он ведь призван отвечать на вопросы, а не порождать новые.
Не нужно регламентировать все подряд. Во-первых, так документ получится слишком большим, и главное затеряется среди второстепенного. Во-вторых, лучше дать людям свободу действий, где можно, и они найдут оптимальный для себя путь.
Как организовать коммуникацию на удаленке?
Есть стереотип, что удалёнка — для интровертов. Но если речь о команде, работа без общения в принципе невозможна. Коммуникация может преследовать разные цели — и от них будет зависеть выбор канала и частота встреч.
С целью координации
Коммуникационные каналы: сервис видео-конференц-связи, мессенджер, почта
В команде каждый отвечает за свой участок работы. От качества взаимодействия членов коллектива зависит результат работы. Созвоны с целью координации нужны на старте проекта, а затем — с нужной регулярностью и по мере необходимости. Для оперативного общения стоит завести отдельный чат по каждому направлению. Наконец, самые важные моменты лучше фиксировать в почте.
С целью контроля
Коммуникационные каналы: сервис видео-конференц-связи
Важно устраивать регулярные созвоны-статусы, где подчиненные будут рассказывать руководителям о своем прогрессе в выполнении рабочих задач, а те, в свою очередь, смогут делиться опытом и экспертизой, если возникли сложности. Сам факт таких встреч уже дисциплинирует и мотивирует работников не откладывать дела надолго. Насколько регулярными должны быть такие созвоны — зависит от компании: они могут быть ежедневными или еженедельными.
С целью тимбилдинга
Коммуникационные каналы: почта, мессенджер, сервис видео-конференц-связи
На удалёнке всегда слабее личные связи между людьми, и каждому сложнее чувствовать себя частью команды.
Если нет возможности устраивать корпоративные мероприятия в офлайн-формате, можно компенсировать нехватку общения общими онлайн-встречами. Например, можно устраивать регулярные созвоны и делиться друг с другом достижениями и планами. Еще один способ поддержать командный дух — поздравлять всем вместе каждого члена коллектива с днем рождения, прохождением испытательного срока или повышением. Кроме того, можно завести в корпоративном мессенджере общий чат для неформального общения.
С целью сбора обратной связи
Коммуникационные каналы: сервис видео-конференц-связи, форма обратной связи
Есть люди, которым сложно говорить о своих проблемах: например, что они перегружены или конфликтуют с кем-то. В процессе личного общения с подчиненным руководитель может выяснить, что что-то не так, и принять меры, чтобы сохранить сотрудника или улучшить взаимодействие внутри коллектива. Лучше выбрать для общения с этой целью сервис видеосвязи с включенными камерами, чтобы не только слышать, но и видеть собеседника.
Еще удобно собирать обратную связь через специальные сервисы — например, Yandex Forms. Если опрос будет анонимным, можно рассчитывать на более откровенные ответы.
5 правил эффективной коммуникации на удаленке
- Договоритесь о том, как быстро отвечать на сообщения и звонки, когда быть онлайн, в каком канале решать те или иные вопросы.
- Заранее определяйте круг вопросов, которые планируете обсудить на встрече.
- Приглашайте на встречи только тех сотрудников, чье присутствие там необходимо.
- Модерируйте любое общение: не давайте отклониться от темы, не допускайте агрессивного тона разговора.
- Фиксируйте итоги любых обсуждений — в письме, сообщении в чате или другим способом.
Как контролировать работу на расстоянии?
Существуют специальные системы мониторинга работы персонала, с помощью которых можно вести учет рабочего времени и даже следить за мониторами сотрудников, историей их браузера и использованием компьютерных программ. У таких решений есть плюсы и минусы:
| Плюсы |
Минусы |
- Руководитель знает, чем занимаются подчиненные
- Выше продуктивность труда сотрудников
- Результат мониторинга — достоверная и объективная информация, а не личное ощущение
- Появляются данные для оптимизации бизнес-процессов
- Работодатель страхуется от риска утечки данных и репутационных рисков из-за некорректного общения сотрудников с клиентами
|
- Сотрудники могут негативно воспринимать мониторинг — как слежку
- Нужно время, чтобы разобраться с функционалом еще одного цифрового инструмента
- Нужен подробный инструктаж команды, иначе есть вероятность получить доступ к деликатным личным данным, о безопасности которых надо позаботиться
|
Другой способ контроля — оценивать результат труда по показателям, которые зависят от специфики должности: например, для редактора это количество проверенных текстов, а для HR-специалиста — число закрытых вакансий. Конечно, прежде всего нужно определить целевые показатели: в этом помогает анализ исторических данных и планирование с учетом темпов развития бизнеса.
Если сотрудник по какой-то причине не выполняет план, руководителю предстоит разобраться, почему. Это проще сделать, если все важная информация фиксируется в едином формате — например, в системе управления удаленной командой. У каждой задачи здесь есть исполнитель, срок и история переписки, где видно, какие вопросы возникали и какие решения принимались. Руководитель сможет понять, на каком этапе работы возникла проблема, и помочь ее решить.
Фиксация важного в одном формате нужна и команде: так каждый ее участник будет обладать полной информацией по проекту, а при необходимости к работе смогут легко подключиться новые специалисты.
Как мотивировать удаленных сотрудников?
У каждого своя мотивация, и она не зависит от формата работы: дистанционно или в офисе. Задача руководителя — разобраться, что стимулирует сотрудника работать лучше, но на расстоянии это сделать сложнее. Поэтому так важны встречи с подчиненными наедине — лучше очные, но хотя бы по видеосвязи.
Ниже общие правила, как поддерживать мотивацию сотрудников:
- Объясняйте смысл рабочих задач. Бессмысленный труд демотивирует.
- Устанавливайте адекватные требования. Если сотрудник не в состоянии выполнить то, чего от него ждут, он чувствует бессилие. Если, наоборот, задачи слишком легкие, человек начнет скучать. И то и другое плохо для мотивации.
- Чаще давайте обратную связь. Критика тоже может мотивировать, если она высказана корректно, с рекомендациями, что можно изменить. А уж если есть повод похвалить, сделайте это обязательно: многим важно, чтобы их вклад в общее дело был отмечен.
- Вдохновляйте примером. Руководитель сам должен быть примером для подражания: следовать установленным регламентам, эффективно управлять своим временем, корректно общаться.
- Делитесь успехами компании. Если компания заняла высокое место в отраслевом рейтинге или выиграла крупный тендер, об этом точно стоит рассказать коллективу: приятно чувствовать свою причастность к общему успеху.
- Уважайте личное пространство: договоритесь о том, в какое время можно писать коллегам по рабочим вопросам, чтобы каждый мог восстановиться перед новым трудовым днем.
- Развивайте корпоративную культуру. Поддерживайте неформальное общение всеми доступными способами: можно устраивать вебинары с интересными экспертами, в том числе на нерабочие темы, создавать чаты по интересам. Люди работают охотнее, когда чувствуют себя частью команды.
Ольга Вяткина
Главный редактор
